Chez Digilaw, votre vie privée et la sécurité de vos données personnelles sont notre priorité. Notre Politique de confidentialité explique comment nous utilisons vos informations personnelles dans nos activités. Ces données concernent toute information liée à une personne identifiable, c’est-à-dire vous, que vous soyez client, candidat à un emploi, fournisseur, visiteur de notre site web ou un tiers. Nous traitons ces données conformément à cette politique et au RGPD. Digilaw, basée à Bruxelles, est responsable de ces données. Cette politique n’est pas un contrat, mais notre engagement envers la protection de vos données et vos droits.

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à cette Politique de temps à autre notamment pour nous conformer à la Loi ou adapter les présentes aux technologies. Ces modifications seront portées à votre attention par le biais du site Web et/ou par tout autre moyen approprié tenant compte de la nature de la modification, et prendront effet 10 jours après cette publication, sauf indication contraire. La dernière version de la présente Politique sera publiée sur notre site Web.

 

1.CATÉGORIES DE PERSONNES CONCERNÉES ET DONNÉES PERSONNELLES SUSCEPTIBLES D’ÊTRE TRAITÉES

Chez Digilaw, votre vie privée et la sécurité de vos données personnelles sont notre priorité. Notre Politique de confidentialité explique comment nous utilisons vos informations personnelles dans nos activités. Ces données concernent toute information liée à une personne identifiable, c’est-à-dire vous, que vous soyez client, candidat à un emploi, fournisseur, visiteur de notre site web ou un tiers. Nous traitons ces données conformément à cette politique et au RGPD. Digilaw, basée à Bruxelles, est responsable de ces données. Cette politique n’est pas un contrat, mais notre engagement envers la protection de vos données et vos droits.

1.1. Vous êtes un client (potentiel) de Digilaw ou représentez un client de Digilaw ou travaillez pour un client de Digilaw

1.1.1. Régime normal :

Si vous êtes ou envisagez de devenir notre client, nous pourrions avoir besoin de collecter des informations vous concernant, ainsi que sur vos employés ou autres représentants de votre entreprise. Ces données sont généralement celles que vous nous fournissez avant ou pendant notre collaboration. Il se peut également que nous collections des informations sur vos employés ou représentants que vous nous transmettez. Dans ce cas, il est important de leur fournir cette Politique. Parfois, nous pouvons aussi obtenir des informations depuis des sources publiques comme des sites d’actualités ou le Moniteur belge.

Digilaw collecte et traite vos données à caractère personnel principalement à des fins de gestion des dossiers : préparer un devis d’honoraires ; rédiger des documents (juridiques ou contractuels) ; vous fournir des conseils juridiques appropriés ; vous assister dans le cadre de procédures juridiques ou administratives ; et/ou toute autre tâche que vous pourriez nous demander d’accomplir.

Les catégories de données susceptibles d’être traitées sont : les données d’identification, données administratives et autres données pertinentes ; les données particulières ; Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions.

Les bases légales sont les suivantes : art. 6, (1), b) ; 9, (2), f) ; et 10 du RGPD.

Nous gardons vos données pendant la durée de notre relation et jusqu’à 5 ans après pour respecter nos obligations légales. Vos données peuvent être partagées avec des tiers comme des avocats, juges, ou autres professionnels impliqués dans votre dossier, selon les besoins de chaque cas. En cas de procès, de conseil juridique, ou d’opérations financières, vos données peuvent être transmises à des parties concernées ou à des autorités. Nous partageons aussi vos données avec des prestataires de services tiers pour nos besoins internes. Vos données peuvent être transférées à un autre cabinet en cas de vente ou fusion de notre entreprise. Nous ne partageons pas vos données à des fins autres que la gestion de votre dossier.

1.1.2. Si vous avez une relation commerciale établie avec Digilaw :

Digilaw collecte et traite vos données à caractère personnel principalement à des fins de visibilité de nos services : vous fournir des actualités juridiques ou des informations sur des événements en rapport avec nos services et votre champ d’intérêt (potentiel) (par e-mail ou par tout autre moyen de communication).

La catégorie de données susceptibles d’être traitées sont : les données d’identification.

Les bases légales sont les suivantes : art. 6, (1), f) du RGPD.

Nous utilisons vos données pour promouvoir notre cabinet et nos services. Nous vous envoyons des informations pertinentes à vos intérêts et vous pouvez vous désabonner ou vous opposer à ces communications à tout moment. Nous conservons vos données jusqu’à ce que vous décidez de ne plus recevoir nos communications. Soyez assuré que vos données ne seront pas partagées avec des partenaires commerciaux pour du marketing.

1.1.3. Vos données sont susceptibles d’être traitées pour remplir nos obligations légales ou règlementaires et/ou pour répondre à toute demande d’une autorité compétente

 1.1.3.1. Respecter nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent

Données visées : données d’identification ou autres données pertinentes; données particulières

Bases légales : art. 6, (1), c) ; 9, (2), g) du RGPD.

Les données peuvent être conservées jusqu’à 10 ans après la fin de votre relation contractuelle avec nous.

Les données susmentionnées peuvent être transférées aux autorités du Barreau et aux autorités publiques.

 1.1.3.2. Respecter nos obligations déontologiques générales (confidentialité, indépendance, loyauté, secret professionnel)

Données visées : données d’identification, données administratives ou autres données pertinentes; données particulières et données relatives aux condamnations pénales et aux infractions.

Bases légales : art. 6, (1), c) ; 9, (2), g) du RGPD.

Les données peuvent être conservées jusqu’à 5 ans après la fin de votre relation contractuelle avec nous.

Les données susmentionnées ne seront communiquées qu’aux avocats travaillant au sein de Digilaw ou en collaboration avec Digilaw.

 1.1.3.3. Respecter nos obligations déontologiques en matière de comptes de tiers

Données visées : les données relatives aux comptes bancaires.

Bases légales : art. 6, (1), c).

Les données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour respecter l’obligation.

Les données susmentionnées ne seront communiquées qu’aux Barreaux en Belgique.

 1.1.3.4. Respecter nos obligations comptables

Données visées : données d’identification, données administratives ou autres données pertinentes.

Bases légales : art. 6, (1), c) ; 6, (1), b).

Les données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour la bonne gestion de Digilaw.

Les données susmentionnées ne seront communiquées qu’aux réviseurs d’entreprise, aux comptables, aux sous-traitants et aux administrations publiques (telles que le Ministère des finances ou les administrations fiscales).

 1.1.4. Vos données sont susceptibles d’être traitées pour gérer nos connaissances (avis, modèles d’actes et de contrats, recherche, etc.).

Données visées : données d’identification, données administratives ou autres données pertinentes.

Bases légales : art. 6, (1), f).

Les données seront conservées aussi longtemps que le document reste juridiquement pertinent.

Les données susmentionnées ne seront communiquées qu’en interne.

 1.2. Digilaw a reçu des données à caractère personnel vous concernant de la part d’un tiers

1.2.1. Digilaw peut traiter vos données à caractère personnel aux fins de la bonne gestion d’un dossier

Les finalités possibles sont les suivantes : rédiger des documents (juridiques ou contractuels) ; fournir aux clients des conseils juridiques appropriés ; assister les clients dans le cadre de procédures juridiques ou administratives ; et toute autre tâche que nos clients peuvent nous demander d’accomplir.

Données visées : données d’identification ou autres données pertinentes ; données particulières ; données relatives aux condamnations pénales et aux infractions.

Bases légales : Art. 6, (1), f) ; 9, (2), f) et 6, (1), f) du RGPD.

Les données peuvent être conservées pendant la durée du dossier et jusqu’à 5 ans après sa fin.

Les données susmentionnées peuvent, le cas échéant, être transférées à des tiers extérieurs à Digilaw tels que les adversaires de notre client, les cocontractants de notre client, les avocats, les juges, les greffiers, les arbitres, les médiateurs, les experts, les traducteurs, les huissiers, les notaires et autres personnes impliquées dans le dossier du client, les prestataires de services (informatique, comptabilité, paiements, secrétariat, archivage, assurances, etc.), les auditeurs, les autorités publiques et toute autre personne que nous pourrions contacter dans le cadre de la gestion du dossier du client.

 1.2.2. Digilaw peut traiter les données des adversaires de ses clients

Digilaw traite les données à caractère personnel des adversaires de ses clients pour satisfaire à ses obligations légales ou réglementaires.

Bases légales : art. 6, (1), c).

Les données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour respecter l’obligation.

Les données données relatives aux comptes bancaires ne seront communiquées qu’aux Barreaux en Belgique.

 1.2.3. Vos données sont susceptibles d’être traitées pour gérer nos connaissances (avis, modèles d’actes et de contrats, recherche, etc.).

Données visées : données d’identification, données administratives ou autres données pertinentes.

Bases légales : art. 6, (1), f).

Les données seront conservées aussi longtemps que le document reste juridiquement pertinent.

Les données susmentionnées ne seront communiquées qu’en interne.

 1.2.4. Si vous avez une relation commerciale établie avec Digilaw :

Digilaw collecte et traite vos données à caractère personnel principalement à des fins de visibilité de nos services : vous fournir des actualités juridiques ou des informations sur des événements en rapport avec nos services et votre champ d’intérêt (potentiel) (par e-mail ou par tout autre moyen de communication).

La catégorie de données susceptibles d’être traitées sont : les données d’identification.

Les bases légales sont les suivantes : art. 6, (1), f) du RGPD.

Nous utilisons vos données pour promouvoir notre cabinet et nos services. Nous vous envoyons des informations pertinentes à vos intérêts et vous pouvez vous désabonner ou vous opposer à ces communications à tout moment. Nous conservons vos données jusqu’à ce que vous décidez de ne plus recevoir nos communications. Soyez assuré que vos données ne seront pas partagées avec des partenaires commerciaux pour du marketing.

2. LES AUTRES CAS D’UTILISATION DES DONNÉES PERSONNELLE SUSMENTIONNÉES

Nous utilisons vos données pour défendre nos droits en justice et pour la gestion de notre cabinet, conformément à l’Article 9, (2), f) du RGPD. Ceci inclut des situations où les intérêts légitimes de notre entreprise l’emportent, sauf si vos droits fondamentaux nécessitent une protection accrue. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données, sans affecter la légalité du traitement antérieur. Si le traitement se base sur nos intérêts légitimes (Article 6, (1), f)), vous avez le droit de vous y opposer, comme prévu par l’Article 21 du RGPD.

 

 

3. ACCÈS ET TRANSFERTS DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Au sein de Digilaw, l’accès à vos données à caractère personnel est limité au personnel et aux avocats, sur la base du besoin d’en connaître ou tel que requis par la loi.

Aux fins énumérées ci-dessus, ou si la loi l’exige, Digilaw peut transférer vos données à caractère personnel à des destinataires situés à l’intérieur et/ou à l’extérieur de l’Espace économique européen (par exemple, aux États-Unis, au Royaume-Uni, etc.), tels que :
– des avocats/conseils, selon le cas, et si nécessaire à la bonne gestion de votre dossier ;
– des prestataires de services externes (infrastructure informatique, logiciels, comptables, banques, compagnies d’assurance, auditeurs de sociétés, secrétariat social, services de recrutement, etc.
– les autorités publiques.

Digilaw ne transférera jamais vos données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen, sauf si ces pays tiers ont fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, telle que visée à l’Article 45 du RGPD. Lorsque Digilaw ne peut pas se prévaloir d’une telle décision d’adéquation, elle transférera vos données à caractère personnel (i) uniquement si des garanties adéquates ont été adoptées conformément à l’Article 46 du RGPD (par exemple, des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne) ; ou (ii) lorsque le transfert est nécessaire à l’exécution de votre contrat avec nous ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande.
Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est délégué à un tiers, Digilaw s’assure que le tiers concerné prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données à caractère personnel et traite vos données dans le respect des lois et règlements relatifs à la protection des données et uniquement sur nos instructions.
Digilaw peut également divulguer vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations applicables ou pour protéger ses intérêts légitimes.

Vos données à caractère personnel peuvent également être transférées en dehors de Digilaw dans le respect du RGPD et des règles de confidentialité en cas de réorganisation (fusion/scission/acquisition) du cabinet ou en cas de changement d’avocat ou à votre demande en tant que client de Digilaw.
En dehors de ces situations, et des situations énumérées pour chaque type de traitement, nous ne partageons pas de données à caractère personnel avec des tiers. En particulier, nous ne transférons jamais de données à caractère personnel à des partenaires commerciaux à des fins de marketing.

 

4. DURÉE DES TRAITEMENTS

Digilaw ne garde vos données personnelles que le temps nécessaire pour les objectifs mentionnés précédemment. Si d’autres buts nécessitent un traitement plus long de certaines données, nous le ferons conformément à ces finalités. Les durées de conservation spécifiques pour chaque type de données sont expliquées en détail dans le point 1

 

5. LA SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Digilaw protège vos données personnelles en utilisant des mesures de sécurité techniques et organisationnelles. Cela inclut l’utilisation de pare-feu, de logiciels antivirus, d’un réseau et d’une infrastructure informatique sécurisés. L’accès aux données est strictement contrôlé et limité. Des formations sont organisées pour le personnel, y compris les avocats et les tiers ayant accès à vos données, afin de garantir le respect des mesures de sécurité et des principes imposés par Digilaw et la législation en matière de protection des données.

 

6. LISTE DE NOS SOUS-TRAITANTS

Microsoft
OpenAI
DropBox
GoogleDrive
Zapier
Slack
Whatsapp
Discord
Whereby
OVH
WordPress
Coresponsable
Meta
Lindkin
Twitter

 

7. VOS DROITS EN TANT QUE PERSONNE CONCERNÉES

Digilaw protège vos données personnelles en utilisant des mesures de sécurité techniques et organisationnelles. Cela inclut l’utilisation de pare-feu, de logiciels antivirus, d’un réseau et d’une infrastructure informatique sécurisés. L’accès aux données est strictement contrôlé et limité. Des formations sont organisées pour le personnel, y compris les avocats et les tiers ayant accès à vos données, afin de garantir le respect des mesures de sécurité et des principes imposés par Digilaw et la législation en matière de protection des données.

Dans les limites prévues par les Articles 15 à 22 du RGPD et par d’autres lois et règlements applicables, les personnes concernées ont les droits suivants en ce qui concerne leurs données à caractère personnel qui sont traitées par nous :

• le droit d’accéder à leurs données à caractère personnel : les personnes concernées peuvent nous demander à tout moment d’accéder aux données que nous stockons ;
• le droit de faire rectifier leurs données à caractère personnel : les personnes concernées peuvent nous demander de rectifier des données inexactes ou de compléter des données incomplètes, en ce compris en fournissant une déclaration supplémentaire ;
• le droit à l’effacement de leurs données à caractère personnel : les personnes concernées peuvent nous demander l’effacement des données à caractère personnel dont le traitement n’a plus de raison d’être ;
• le droit de faire restreindre le traitement de leurs données à caractère personnel : les personnes concernées peuvent nous demander de « geler » leurs données à caractère personnel afin de limiter leur traitement à l’avenir ;
• le droit de s’opposer : les personnes concernées peuvent nous demander d’arrêter ou d’empêcher le traitement de leurs données à caractère personnel pour des raisons liées à leur situation particulière ;
• le droit d’opposition à la prise de décision individuelle automatisée : les personnes concernées ont le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques les concernant ou qui les affecte de manière significative de façon similaire ;
• le droit à la portabilité des données : les personnes concernées ont le droit de transférer les données à caractère personnel que nous traitons de manière conviviale et sécurisée d’un environnement informatique à un autre.
Les personnes concernées peuvent exercer ces droits en nous contactant par courrier ordinaire à ou par e-mail